Sérlög Rótarýklúbbsins Borgir-Kópavogur

1. Nafn og klúbbsvæði
Klúbburinn heitir Rótarýklúbburinn Borgir-Kópavogi. Klúbbsvæði hans er Kópavogur og nágrenni.

2. Lög klúbbsins
Auk þessara sérlaga gilda fyrir klúbbinn grundvallarlög rótarýklúbba, eins og þau eru á hverjum tíma.

3. Aðild klúbbsins að rótarýsamtökum
Klúbburinn á aðild að Alþjóðasambandi rótarýmanna (Rotary International, Rótarýsjóðnum (Rotary Foundation) og íslenska rótarýumdæminu (umdæmi nr. 1360 í Alþjóðasambandi rótarýmanna) og öðrum samtökum rótarýmanna eftir ákvörðun klúbbsins.

4. Skipan og kosning stjórnar og endurskoðenda.
4.1. Stjórn klúbbsins skipa fimm félagar. Einn er kosinn til tveggja ára sem varaforseti fyrra starfsárið en verður forseti seinna starfsárið. Til eins árs eru kosnir: ritari, gjaldkeri og stallari. Varaforseti, ritari, gjaldkeri og stallari skulu kosnir hver um sig í nefndri röð. Jafnframt er stjórn klúbbsins heimilt að láta kjósa varastjórn með þeim hætti, sem hún ákveður.
4.2 Á fyrsta fastafundi í nóvember skal forseti skora á félaga að nefna menn til að vera í stjórnarkjöri. Tilnefning skal vera skrifleg og afhent ritara innan 10 daga. Hver félagi má tilnefna einn mann í hvert embætti. Stjórnin athugar allar tilnefningar og tilkynnir síðan á næsta fundi eftir lok frests hverjir þrír hafi hlotið flest tilnefningaratkvæði í hvert embætti, og eru þeir í kjöri. Ef fleiri en þrír menn koma til greina vegna jafnra atkvæða, sker stjórnin úr um það, hverjir þeirra skuli vera í kjöri. Hið sama gildir ef sami aðili fær flestar tilnefningar í fleiri en eitt embætti
4.3 Skrifleg kosning skal fara fram á síðasta fastafundi í nóvember og er sá rétt kjörinn, sem þá hlýtur flest atkvæði. Ef tveir menn eða fleiri hljóta jöfn atkvæði, skal hlutkesti ráða. Ef einungis einn maður er tilnefndur, er hann sjálfkjörinn.
4.4 Kjörgengir í stjórn klúbbsins eru allir klúbbfélagar.
4.5 Á sama fundi, sem stjórn er kosin, skal kjósa tvo skoðunarmenn reikninga fyrir næsta starfsár og einn til vara eftir tillögu forseta.
4.6 Forfallist stjórnarmaður á kjörtímabilinu, setur stjórnin mann í hans stað, hafi varastjórn ekki verið kjörin.
4.7 Stjórnarskipti skulu fara fram á síðasta fastafundi í júní, sem er aðalfundur klúbbsins, sbr. gr. 7.2.

5. Verkaskipting stjórnar.
5.1 Forseti stjórnar fundum klúbbs og stjórnar. Hann er málsvari klúbbsins og gegnir öllum forsetaskyldum samkvæmt lögum og venjum.
5.2 Varaforseti gegnir skyldum forseta í fjarveru hans. Ef hann er einnig
fjarverandi, gegnir forseti fyrra árs o.s.frv. Varaforseti er jafnframt dagskrárstjóri.
5.3 Ritari annast allar bréfaskriftir, heldur félagaskrá, gjörðabók fyrir klúbb-
fundi og stjórnarfundi og gerir skýrslu um fundarsókn hvers félaga. Hann sendir öðrum rótarýklúbbum tilkynningu, ef einhver félagi þeirra situr fundi klúbbsins. Stjórnin getur ákveðið, að hann semji og sendi mánaðarbréf til klúbbfélaga sinna, annarra klúbba í umdæminu, umdæmisstjóra og annarra, ef ástæða þykir til. Hann semur og sendir svæðisskrifstofu Alþjóðasambands rótarýmanna í Stokkhólmi það, sem hér segir:
- Misserisskýrslu 1. júlí og 1. janúar.
- Breytingar á félagaskrá og starfsgreinaskrá .
- Tilkynningar um stjórnarkjör o.fl., sem R.I. kann að mæla fyrir um.
Ritari sendir umdæmisstjóra:
- Samrit tilkynninga til svæðisskrifstofu Alþjóðasambands rótarýmanna í Stokkhólmi.
- Skýrslu um fundarsókn hvers mánaðar, og skal hún gerð og send að loknum síðasta fundi í hverjum mánuði.
- Breytingar á fundarstað og fundartíma.
Eitt samrit af öllum þessum skjölum skal varðveita í skjalasafni klúbbsins.
Að öðru leyti innir ritari af hendi þau störf, sem forseti klúbbsins eða umdæmisstjóri fela honum.
5.4 Gjaldkeri innheimtir allar tekjur klúbbsins og greiðir alla reikninga, sem
forseti áritar. Hann gerir reikningsskil  og að öðru leyti skal gjaldkeri leysa af hendi öll þau störf, sem samkvæmt lögum og venju varða embætti hans. Reikningsárið er frá 1. júlí til 30. júní næsta ár.
5.5 Stallari sér um, að vel sé búið að félögum á fundum. Hann annast móttöku gesta í samráði við klúbbþjónustunefnd. Hann varðveitir og skráir alla muni í eigu klúbbsins og annast þau störf önnur, er starfi hans fylgja og forseti felur honum.

6. Stjórn klúbbmála
6.1 Sérhver klúbbfundur, þar sem a.m.k. 2/3 fundaskyldra félaga eru á fundi, er ályktunarfær í öllum málum. Meirihluti atkvæða ræður í öllum málum, nema annað sé ákveðið í lögum klúbbsins.
6.2 Stjórn allra mála klúbbsins er að öðru leyti í höndum stjórnar.
6.3 Stjórnin skal í byrjun hvers starfsárs semja fjárhagsáætlun fyrir það ár og leggja hana fyrir klúbbfund til samþykkis eigi síðar en á fyrsta  fastafundi í september. Gjöld klúbbsins mega ekki fara fram úr þeirri áætlun, nema samþykki klúbbfundar komi til.
6.4   Mál eða tillögur, sem fela í sér skuldbindingar fyrir klúbbinn, skulu ekki bornar fram á fundi, fyrr en stjórn klúbbsins hefur fjallað um þær.
Komi slíkt mál fyrir á klúbbfundi án vitundar stjórnarinnar, skal umræðulaust vísa því til hennar. Að lokinni athugun skal stjórnin leggja málið fyrir klúbbfund, og ræður þá meirihluti atkvæða úrslitum þess.

7. Fundir
7.1 Fastafundi klúbbsins skal halda á hverjum fimmtudegi kl. 7.45. Þó getur
klúbbstjórnin, þegar nauðsyn krefur eða gildar ástæður eru til, fært fastafundi til
annars dags í sömu viku eða annars tíma á hinum venjulega degi eða jafnvel fellt hann niður. Slíkar breytingar skal tilkynna öllum félögum í tæka tíð.
7.2 Síðasti fundur í júní  ár hvert er aðalfundur klúbbsins. Flytur fráfarandi forseti þá ársskýrslu og gjaldkeri leggur fram drög að ársreikningi. Á síðasta fastafundi í ágúst næstkomandi leggur fráfarandi gjaldkeri reikninginn fram til samþykktar, áritaðan af skoðunarmönnum. Þá leggur stallari fram  á aðalfundinum skýrslu um muni í eigu klúbbsins. Eintak af skýrslum þessum og  ársreikningi skal ritari  sjá um að verði varðveitt í skjalageymslu klúbbsins.
7.3 Forseti ákveður og boðar til stjórnarfunda. Auk þess skal halda stjórnarfundi, ef tveir aðrir stjórnarmenn óska þess.
Stjórnarfundir eru ályktunarfærir, þegar a.m.k. þrír eru á fundi. Afl atkvæða ræður úrslitum. Atkvæði forseta sker úr, ef atkvæði eru jöfn.

8. Leyfi frá fundasókn.
8.1 Stjórn klúbbsins er heimilt að veita félögum leyfi frá fundasókn vegna eftirfarandi ástæðna:
a) Langvarandi / alvarleg veikindi klúbbfélaga eða fjölskyldumeðlima hans.
b) Náms- eða starfsdvöl klúbbfélaga eða maka fjarri heimahögum.
c) Þegar orlof viðkomandi er tekið utan þess tíma, sem fundafrí er hjá klúbbnum, er lengra en 4 vikur og er tekið á stað þar sem erfitt er að finna rótarýklúbb.
d) Af öðrum þeim veigamiklum ástæðum sem stjórn metur svo  að nægi til leyfisveitingar(t.d. dauðsfall nákomins).
8.2 Hámarkslengd leyfis skal vera 1 ár.
8.3 Sækja þarf skriflega um leyfi frá fundasókn til stjórnar. Skal umsókn vera send með hæfilegum fyrirvara,  nema aðstæður komi í veg fyrir það.
8.4 Ef það er niðurstaða stjórnar að veita skuli umbeðið leyfi, skal stjórnin tilkynna umsækjanda um þá ákvörðun og klúbbfélögum á næsta fundi þar á eftir. Skal stjórnin halda skrá um leyfisveitingar á hverjum tíma.
8.5 Meðan á leyfi stendur skal galdtöku vera háttað sem hér segir:
a.  Grunngjald greiðist þann tíma sem á leyfi stendur.
b.  Annað gjald fellur niður frá þeim tíma sem leyfi hefst, með þeirri undantekningu að sæki klúbbfélagi um leyfi án eðlilegs fyrirvara, ber honum að greiða fullt gjald í allt að 8 vikur, skv. ákvörðun stjórnar.

9. Klúbbgjöld.
9.1 Árgjald skal ákveðið við afgreiðslu fjárhagsáætlunar. Árgjald skiptist í grunngjald (gjald til Rotaryhreyfingarinnar) og áætlaðan kostnað við fundahöld
9.2 Gjöld til Rótarýsjóðsins skulu vera frjáls framlög klúbbsins.

10. Nefndir.
10.1 Forseti skal að fengnu samþykki annarra stjórnarmanna skipa eftirfarandi nefndir í byrjun starfsárs:
Klúbbþjónustunefnd, Starfsþjónustunefnd, Þjóðmálanefnd, Alþjóðanefnd  Félagavalsnefnd,  Æskulýðsnefnd,  Rotaryfræðslunefnd, Menningarmálanefnd og Laganefnd. Ennfremur skal forseti að fengnu samþykki annarra stjórnarmanna skipa aðrar þær nefndir sem hann telur nauðsyn á hverju sinni og skulu þær starfa skv. fyrirmælum stjórnar. (Dæmi um slíkar nefndir: Vinaklúbbsnefnd, Ritnefnd, Skemmtinefnd og Ungmennaklúbbsnefnd) 
10.2 Nefndir skulu að jafnaði skipaðar þremur eða fleiri félögum eftir ákvörðun stjórnarinnar
Þær skulu að  jafnaði skipaðar til eins árs. Þegar ástæða þykir til að tryggja samhengi í störfum frá ári til árs skal skipa einn eða fleiri nefndarmanna til tveggja ára eða endurskipa einn eða fleiri nefndarmanna.
10.3 Hlutverk nefnda er að finna í fylgiskjali  með lögum þessum.  Forseta er heimilt að breyta hlutverki einstakra nefnda ef þörf krefur, að fengnu samþykki stjórnar. Allar breytingar varðandi nefndir skal kynna á næsta fundi sem haldinn er í klúbbnum, og skal fylgiskali  breytt samhliða. 
10.4 Hver nefnd skal inna af hendi þau störf, sem henni eru falin samkvæmt þessum sérlögum, og önnur störf sem forsetinn eða stjórnin kunna að fela henni. Verkefni hverrar nefndar skal tilgreint í erindisbréfi forseta til nefndarinnar.
10.5 Formaður nefndar stjórnar fundum hennar og annast um framkvæmdir í málum, sem nefndina varða. Forseti klúbbsins getur sótt fundi í öllum nefndum, og jafnframt getur hann kvatt nefndirnar til að sitja stjórnarfundi. Hann skal fylgjast með því, að nefndir ræki skyldur sínar.

11. Félagar, félagsaðild.
Um  félaga, félagsaðild og úrsögn félaga úr klúbbnum gilda grundvallarlög rótaryklúbba eins og þau eru á hverjum tíma.

12. Útnefning nýrra félaga.
12.1Tillögu um nýjan félaga skal afhenda formanni félagavalsnefndar bréflega, sem veitir henni viðtöku fyrir hönd stjórnar. Farið skal með tillöguna sem trúnaðarmál, uns afstaða klúbbsins liggur fyrir.

12.2 Félagavalsnefnd kannar, hvort tillagan samræmist gildandi starfsgreinaskrá og athugar verðleika þess sem stungið er upp á.
12.3 Stjórnin samþykkir eða synjar áliti félagavalsnefndar og felur ritara að tilkynna tillögumanni niðurstöðuna.
12. 4 Sé niðurstaða jákvæð skal tillögumanni falið ásamt einum eða fleirum úr klúbbþjónustunefnd að kynna væntanlegan félaga tilgang rótarýhreyfingarinnar og réttindi og skyldur félaga. Jafnframt er gengið úr skugga um, að hann samþykki að nafn hans og starfsgreinaflokkun verði kynnt klúbbnum.  
12.5 Komi engin andmæli frá klúbbfélögum innan 10 daga frá birtingu nafns væntanlegs félaga skal litið svo á, að hann sé samþykktur félagi. Hafi andmæli borist stjórninni afgreiðir hún málið með atkvæðagreiðslu. Aðild er synjað, ef mótatkvæði er greitt innan stjórnarinnar. Ella telst hann samþykktur sem félagi og skal kynntur sem slíkur við inngöngu í klúbbinn á fundi.
12.6 Enginn félagi má skýra frá neinu utan klúbbsins, er varðar tilnefningu eða atkvæðagreiðslu um inntöku í klúbbinn.

13. Lagabreytingar.
13.1 Tillögur um lagabreytingar skulu vera skriflegar, og skal stjórnin senda öllum félögum þær, a.m.k. einni viku áður en þær koma til umræðu.
13.2 Lagabreytingar öðlast gildi, ef þær eru samþykktar á ályktunarfærum fundi með 2/3 atkvæða viðstaddra fundarskyldra félaga enda séu þær í samræmi við grundvallarlög rótaryklúbba. Félaga er heimilt að óska eftir því að frestað verði að leggja fyrir tillögu að lagabreytingu, geti hann með sannanlegum hætti ekki mætt á þann fund sem taka á breytinguna fyrir. Þetta skal hann gera skriflega til stjórnar og skal stjórn leggja þessa beiðni fyrir fundinn.  2/3 viðstaddra félaga verða að samþykkja frestunina. Lagabreytinguna skal þá taka fyrir á næsta fundi.



Þessi sérlög voru samþykkt á félagsfundi 1. nóvember 2007.


.......................................................................................
Guðlaug Guðjónsdóttir, forseti Rótaryklúbbs Borga.