SÉRLÖG RÓTARÝKLÚBBS KEFLAVÍKUR
1. grein Skilgreiningar
| a) | Stjórn | Stjórn klúbbsins | ||
|---|---|---|---|---|
| b) | Stjórnarmaður | Stjórnarmaður í klúbbnum. | c) | Félagi |
1.00.0 NAFN OG SVÆÐI
1.01.0 Klúbburinn heitir Rótarýklúbbur Keflavíkur og nær umdæmi klúbbsins yfir Reykjanesskaga, sunnan Hafnarfjarðar.
2.00.0 STJÓRN
2.01.0 Stjórn klúbbsins skipa 5 félagar, og eru þeir kosnir til eins árs í senn: forseti, varaforseti, ritari, gjaldkeri og stallari. Auk þeirra er forseti fyrra árs í stjórn.
2.02.0 Á fyrsta fundi í nóvember skal forseti skora á félaga að tilnefna menn til að vera í stjórnarkjöri. Tilnefning skal vera skrifleg og afhent ritara, eigi síðar en eftir 10 daga. Hver félagi má tilnefna einn mann í hvert embætti. Stjórnin athugar allar tilnefningar og tilkynnir síðan á fyrsta fundi í desember, hverjir hafi hlotið tilnefningu í hvert embætti, og eru þeir í kjöri. Nöfnin skulu skráð á kjörseðil, hvert embætti fyrir sig, til leynilegrar atkvæðagreiðslu á árlegum kjörfundi, sem er fyrsti fundur í desember. Þeir, sem fengið hafa flest atkvæði, skulu lýstir kjörnir, hver í sína stöðu.
2.03.0 Stjórnin gerir tillögur um varamenn í stjórn, skjalavörð og tvo endurskoðendur reikninga og skal kjósa þá á sama fundi og stjórnina.
2.04.0 Hin nýkjörna stjórn tekur við störfum á fyrsta fundi í júlímánuði.
2.05.0 Forfallist stjórnarmaður á kjörtímabilinu setur stjórnin mann í hans stað.
3.00.0 SKYLDUR EMBÆTTISMANNA
3.01.0 Forseti stjórnar fundum klúbbsins og stjórnarfundum. Hann er málsvari klúbbsins og gegnir öllum forsetaskyldum samkvæmt lögum og venjum.
3.02.0 Varaforseti gegnir skyldum forseta í forföllum hans. Ef hann er einnig forfallaður, gegnir forseti fyrra árs þeim og síðan næsti forseti þar á undan o.s. frv.
3.03.0 Ritari annast allar bréfaskriftir, heldur félagaskrá, gjörðabók fyrir klúbbfundi og stjórnarfundi. Hann sendir öðrum rótarýklúbbum tilkynningu, ef einhver félagi þeirra situr fundi klúbbsins. Hann semur og sendir fréttabréf til klúbbfélaga sinna, annarra klúbba í umdæminu, umdæmisstjóra og annarra aðila, eftir ákvörðun stjórnarinnar. Hann semur og sendir skrifstofu Rotarý International í Zurich það, sem hér segir:
3.03.1 Misserisskýrslu 1. júlí og 1. janúar.
3.03.2 Breytingar á félagaskrá og starfsgreinum.
3.03.3 Tilkynningar um stjórnarkjör o.fl., sem R.I.kann að mæla fyrir um.
3.04.0 Ritari sendir umdæmisstjóra:
3.04.1 Samrit tilkynninga til skrifstofu R.I. í Zurich.
3.04.2 Skýrslu um fundarsókn hvers mánaðar og skal hún gerð og send að loknum síðasta fundi í hverjum mánuði.
3.04.3 Breytingar á fundarstað og fundartíma.
3.05.0 Eitt samrit af öllum ofangreindum skjölum skal varðveitt í skjalasafni klúbbsins. Að öðru leyti innir ritari af hendi þau störf, sem forseti klúbbsins eða umdæmisstjóri fela honum.
3.06.0 Gjaldkeri innheimtir allar tekjur klúbbsins og greiðir alla reikninga, sem forseti áritar. Hann gerir reikningsskil á fyrsta fundi í júlímánuði og endranær, þegar stjórnin krefst þess. Fé sjóðsins skal geyma í viðurkenndri lánastofnun á Suðurnesjum. Reikningsárið er frá 1. júlí til 30. júní. Að öðru leyti skal gjaldkeri leysa af hendi öll þau störf, sem samkvæmt lögum og venjum varða embætti hans.
3.07.0 Stallari undirbýr fundi, þ.e. salarkynni, öflun matfanga, aðbúnað, móttöku fundarkostnaðar og sér um undirbúning aukafunda, og annarra sérverkefna er forseti felur honum. Stallari sér um, að vel sé búið að félögum á fundum. Hann varðveitir og heldur skrá um fána og aðra muni klúbbsins og framkvæmir þau störf önnur, er stallaraembætti fylgja. Stallari gerir reikningsskil á fundi í júlímánuði og endranær, þegar stjórnin krefst þess. Fé stallarasjóðs skal geyma í viðurkenndri lánastofnun á Suðurnesjum. Sjóður stallara skal ganga til viðtakandi stallara. Varastallari tekur á móti gestum, sem sækja fundi, kynnir þá fyrir klúbbfélögum, sér um að þeir riti nöfn sín í gestabók klúbbsins og annast velferð þeirra á fundum.
3.08.0 Skjalavörður varðveitir fundargerðabækur og skjöl klúbbsins, önnur en þau sem eru í vörslu stjórnarinnar hverju sinni. Að öðru leiti innir skjalavörður af hendi þau störf, sem forseti felur honum.
3.09.0 Mætingastjóri er jafnframt vararitari. Hann gerir skýrslu um fundarsókn hvers félaga og skilar mætingaskýrslu til ritara klúbbsins í byrjun hvers mánaðar, fyrir hvern liðinn mánuð og skal afriti af skýrslunni dreift til allra klúbbfélaga. Skýrsluna skulu félagar varðveita sem trúnaðarmál.
3.10.0 Stjórnin skal í byrjun hvers starfsárs semja fjárhagsáætlun fyrir það ár og leggja hana fyrir félagsfund til samþykkis, eigi síðar en á síðasta fundi í júlímánuði og skal um leið ákveða gjöld fyrir starfsárið og innheimta fyrri hluta gjaldsins. Endurskoðaða fjárhagsáætlun má stjórnin leggja fram á fundi í desembermánuði. Gjöld klúbbsins mega ekki fara fram úr þeirri áætlun, nema samþykki félagsfundar komi til. Einnig má stjórnin þá breyta félagsgjaldi til samræmis við breytta fjárhagsáætlun, og kemur seinni hluti félagsgjalds til innheimtu í byrjun janúarmánaðar.
4.00.0 FUNDIR
4.01.0 Reglulega fundi klúbbsins skal halda á hverjum fimmtudegi kl. 19:00. Þó getur klúbbstjórnin, þegar nauðsyn krefur eða gildar ástæður eru til, fært reglulegan vikufund til annars dags í sömu viku eða annars tíma á hinum venjulega degi eða jafnvel fellt niður venjulegan vikufund. Slíkar breytingar skal tilkynna öllum félögum í tæka tíð.
4.02.0 Fyrsti fundur í júlímánuði ár hvert er aðalfundur klúbbsins. Les fráfarandi forseti þá upp ársskýrslu, og gjaldkeri leggur fram til samþykktar endurskoðaðan ársreikning og efnahagsreikning. Ritari leggur fram ársskýrslu sína og stallari gefur skýrslu um fána og aðra muni í eigu klúbbsins. Eitt eintak af skýrslum þessum og ársreikningunum skal skjalavörður varðveita.
4.03.0 Allir klúbbfundir eru ályktunarfærir í öllum málum, þegar a.m.k. tveir þriðju félaga eru á fundi. Meirihluti atkvæða ræður í öllum málum, nema annað sé sérstaklega ákveðið í lögum klúbbsins.
4.04.0 Stjórnarfundi skal halda einu sinni í mánuði. Auk þess skal halda stjórnarfundi, ef forseti ákveður, eða tveir aðrir stjórnarmenn óska þess.
4.05.0 Stjórnarfundir eru ályktunarfærir, ef þrír stjórnarmenn eru á fundinum. Afl atkvæða ræður úrslitum. Atkvæði forseta sker úr, ef atkvæði eru jöfn.
5.00.0 INNTÖKUGJALD
5.01.0 Inntökugjald nýrra félaga greiðist við inntöku í klúbbinn. Gjaldið er hið sama og innheimt er af klúbbfélögum, sem fyrri eða seinni hluti árgjalds, eins og við á hverju sinni. Gjaldið rennur óskert til Rotary Foundation sjóðsins.
6.00.0 NEFNDIR
6.01.0 Forseti skal að fengnu samþykki annarra stjórnarmanna skipa fjórar aðalnefndir í byrjun starfsárs svo sem hér segir: Klúbbþjónustunefnd (Club Service) Starfsþjónustunefnd (Vocational Service) Þjóðmálanefnd (Community Service) Alþjóðanefnd (International Service). Einnig skal forseti, að fengnu samþykki annarra stjórnarmanna, skipa nefndir til að sjá um einstaka þætti klúbbþjónustu, starfsþjónustu, þjóðmálaþjónustu og alþjóðaþjónustu eftir því sem hann telur þörf á. Nefndir þessar skulu skipaðar þremur eða fimm mönnum eftir ákvörðun stjórnarinnar, nema öðru vísi sé mælt fyrir um einstakar nefndir. Að jafnaði skulu nefndir skipaðar til eins árs. Þegar ástæða þykir til að tryggja samhengi í störfum frá ári til árs skal skipa einn eða fleiri nefndarmenn til tveggja ára eða endurskipa einn eða fleiri nefndarmenn.
6.02.0 Klúbbþjónustunefnd ber ábyrgð á klúbbþjónustustörfum og skal samræma störf þeirra nefnda sem skipaðar eru til að fjalla um einstaka þætti klúbbþjónustu, en til þess eru skipaðar eftirtaldar nefndir og aðrar nefndir eftir því sem klúbbstjórnin telur nauðsynlegt: Félagakynninganefnd, Félagavalsnefnd, Fundarsóknarnefnd , Rótaryfræðslunefnd, Ritnefnd, Starfsgreinanefnd, Verðlaunanefnd. Félagakynninganefnd skal vinna að nánari kynnum, samskiptum og tengslum félaganna. Félagavalsnefnd fjallar um allar tillögur um nýja félaga. Hún kynnir sér gaumgæfilega hvort þeir njóti álits og trausts í störfum sínum og hvort þeir séu félagslyndir. Nefndin lætur stjórn klúbbsins í té álit sitt. Nefndarmenn skulu vera þrír. Fundarsóknarnefnd, en mætingastjóri er formaður hennar, skal finna leiðir til að örva fundarsókn Rótarýfunda, í eigin klúbb, sem öðrum Rótarýklúbbum. Fræða skal alla félagana um fundarsóknarskyldur og hvetja til góðrar fundarsóknar. Rótarýfræðslunefnd skal starfa að því: Að klúbbfélagar, nýir sem eldri, fái upplýsingar um réttindi og skyldur sem fylgja aðild að rótarýklúbbi; klúbbfélagar fái nægilega fræðslu um rótarýmál almennt, þar á meðal um sögu Rótarý, markmið og starfsemi rótarýklúbba og Rotary International. Ritnefnd skal annast endurskoðun og útgáfu handbókar klúbbsins. Starfsgreinanefnd skal gera skrá yfir þær starfsgreinar í umdæmi klúbbsins, sem talið er að átt gætu fulltrúa í klúbbnum, og hverjar þeirra eigi þar fulltrúa. Ef mikilsverðar starfsgreinar eiga ekki fulltrúa í klúbbnum, skal nefndin benda stjórninni á mikilvægi þess, að fulltrúi fáist fyrir þær. Nefndin skal endurskoða starfsgreinaskrána til að ganga úr skugga um að í henni séu ætíð helstu atvinnugreinar í klúbbumdæminu, en nefndin skal ráðgast við stjórn klúbbsins um allt er máli skiptir í því sambandi. Við gerð starfsgreinaskrár og endurskoðun skal farið eftir reglum og leiðbeiningum Rotary International. Verðlaunanefnd veitir viðurkenningar klúbbsins og er skipuð þegar stjórn klúbbsins telur ástæðu til. Í starfsgreinanefnd, félagavalsnefnd og rótarýfræðslunefnd skal að minnsta kosti einn nefndarmaður, í hverri nefnd, skipaður til tveggja ára eða lengur, eða endurskipaður að minnsta kosti einu sinni.
6.03.0 Starfsþjónustunefnd skal sjá um að klúbbfélagar haldi fræðsluerindi um starfsgrein sína til að félagar fái skilið vandamál og starfsaðstöðu hvers annars, svo og þjónustuhlutverk það sem hver um sig gegnir í þjóðfélaginu á hverjum tíma. Skipa skal nefndir til að fjalla um einstaka þætti starfsþjónustu, eftir því sem stjórnin telur ástæðu til.
6.04.0 Þjóðmálanefnd skal sjá um að helstu mál bæjarfé- lagsins og þjóðfélagsins verði jafnan kynnt félögum á fundum, og leiðbeina þeim eftir föngum, hvernig þeir geti best lagt þessum málum lið. Skipa skal, eftir því sem klúbbstjórn sér ástæðu til, nefndir til að fjalla um einstaka þætti þjóðmálaþjónustu (t.d. öryggismálanefnd, umhverfismálanefnd, Interact-nefnd, Rotaract-nefnd).
6.05.0 Alþjóðanefnd skal annast um að veitt verði fræðsla um viðhorf Rótarý til alþjóðamála og á hvern hátt Rótarýfélagsskapurinn og einstakir félagar geti best stuðlað að og eflt velvild og gagnkvæman skilning þjóða á milli. Nefndin skal annast móttöku erlendra gesta og sinna þeim eftir föngum. Skipa skal, eftir því sem klúbbstjórn sér ástæðu til, nefndir til að fjalla um einstaka þætti alþjóðamála (t.d. alþjóðleg æskulýðsmót, Rotary Foundation).
6.06.0 Hver nefnd skal inna af hendi þau störf sem henni eru falin samkvæmt þessum sérlögum, og önnur störf sem forsetinn eða stjórnin kunna að fela henni. Sérverkefni hverrar nefndar skulu tilgreind í erindisbréfi forseta til nefndarmanna.
6.07.0 Nefndir skulu að öðru leiti starfa eftir reglum, sem þeim eru settar af Rotary International og forseta klúbbsins. Formaður nefndar stjórnar fundum hennar og annast framkvæmdir í málum, sem nefndina varða. Forseti klúbbsins getur sótt fundi í öllum nefndum, og jafnframt getur hann kvatt nefndirnar til að sitja stjórnarfundi. Hann skal fylgjast með því, að nefndir ræki skyldur sínar.
7.00.0 NÝIR FÉLAGAR
7.01.0 Tillögu um nýjan félaga geta félagar í klúbbnum komið skriflega á framfæri við stjórn klúbbsins. Aðrir rótarýklúbbar geta borið fram tillögu um að félagar eða fyrrverandi félagar í þeirra klúbbi verði gerðir að félögum í klúbbnum. Stjórn klúbbsins aðgætir hvort félagi sem tillaga er gerð um standist kröfur sem gerðar eru til nýrra félaga. Stjórn klúbbsins samþykkir eða synjar tillöguninni innan 30 daga frá því hún kemur fram og lætur ritari þann sem tillögun bar fram vita af niðurstöðunni. Ef stjórn klúbbsins samþykkir framkomna tillögu um nýjan félaga, þá skal viðkomandi upplýstur um markmið Rotary og um réttindi og skyldur sem fylgja því að vera félagi í klúbbnum. Þessu næst er viðkomandi beðinn um að undirrita inntökubeiðni auk þess að heimila að nafn hans eða hennar ásamt starfsgrein verði kynnt félögum í klúbbnum. Hafi stjórn klúbbsins ekki borist skrifleg athugasemd við tillögu um nýjan félaga með rökstuðningi frá félaga í klúbbunum innan sjö daga frá því að tillagan var kynnt og þegar viðkomandi hefur greitt inntökugjald í klúbbinn þá telst hann eða hún vera rétt kjörinn félagi í klúbbnum. Hafi stjórnin fengið athugasemd við framkomna tillögu, þá er málið tekið til atkvæðagreiðslu á næsta stjórnarfundi. Ef tillagan er samþykkt, þrátt fyrir fram komnar athugasemdir, þá telst viðkomandi rétt kjörin félagi í klúbbnum þegar inntökugjaldið er greitt. Í framhaldi af kjörinu sér forseti um að hinn nýi félagi sé tekinn í klúbbinn og skal sú athöfn fara fram með virðulegum hætti. Ritari tilkynnir aðalskrifstofu Rotary International um inngöngu hins nýja félaga á þar til gerðu eyðublaði. Einnig skal senda afrit eyðublaðsins til skrifstofu umdæmisstjóra. Á inntökufundinum sér Rótarý fræðslunefnd um viðeigandi efni til kynningar og útnefir félaga til að aðstoða hinn nýja félaga við að aðlagast klúbbstarfinu.
7.02.0 Val á heiðursfélaga skal fara fram á sama hátt og val á virkum félaga samkvæmt grein 7.01.0, eftir því sem við á. Heiðursfélagar greiða hvorki inntökugjald né félagsgjald.
7.03.0 Enginn félagi má utan klúbbsins skýra frá neinu, er varðar tilnefningu eða atkvæðagreiðslu um inntöku manna í klúbbinn.
8.00.0 ÝMISLEGT
8.01.0 Mál eða tillögur, sem fela í sér skuldbindingar fyrir klúbbinn, skulu ekki bornar fram á fundi, fyrr en stjórn klúbbsins hefur fjallað um þær. Komi slíkt mál fyrir á klúbbfundi án vitundar stjórnarinnar, skal umræðulaust vísa þeim til hennar. Að lokinni athugun skal stjórnin leggja málið fyrir klúbbfund, og ræður þá meiri hluti atkvæða úrslitum þess.
8.02.0 Samskota má ekki leita og hjálparbeiðnir má ekki bera fram í klúbbnum eða á vegum hans nema með samþykki stjórnarinnar.
8.03.0 Stjórn klúbbsins setur reglur um fundarsköp. Skal í þeim stefnt að því að gera fundina ánægjulega og aðlaðandi fyrir félaga og gesti.
8.04.0 Árlega skal halda þessa fundi:Sona dætrafund. Konufund. Árshátíð. Ferðalag.
8.05.0 Veita má félaga fjarvistarleyfi frá fundum, um tiltekinn tíma, ef hann sendir klúbbstjórn skriflega beiðni um það og tilgreinir góðar og gildar ástæður fyrir fjarvistunum. Að öðru leiti vísast til 8. greinar aðildar- reglna í grundvallarlögum Rótarýklúbba.
8.06.0 Rótarýklúbbur Keflavíkur er verndari Krabbameins- félags Suðurnesja.
8.07.0 Reglugerð um sjóðinn ; Suður með sjó. Sjóðurinn er stofnaður af Rótarýklúbbi Keflavíkur og er í umsjón klúbbsins. Stofnframlag er Kr.780.955,42 sjöhundruð og áttatíuþúsundníuhundruðfimmtíuogfimm42/100 og eru þetta eftirstöðvar af þeim hagnaði, sem klúbburinn hafði af útgáfu bókarinnar Suður með sjó-leiðsögn um Suðurnes-,sem gefin var út árið 1988, önnur prentun 1991. Tekjur sjóðsins eru: a)Vextir af fjármunum hans.b)Hagnaður af síðari prentun bókarinnar Suður með sjó,ef af verður.c) Aðrar tekjur,sem sjóðnum kynnu að áskotnast. Stjórn sjóðsins skal skipuð þrem mönnum, sem kosnir eru til eins árs. Stjórnin hefur umsjón með sjóðnum og annast ávöxtun hans. Endurskoðendur skulu vera þeir sömu og klúbbsins. Stjórn Rótarýklúbbs Keflavíkur tekur ákvörðun um styrkveitingar úr sjóðnum, að fengnum tillögum sjóðsstjórnar. Fyrsta styrkveiting skal vera í tilefni afmælis klúbbsins árið 1995. Styrkveitingar skulu eigi skerða höfuðstól, nema 2/3 klúbbfélaga samþykki annað á aðalfundi. Tilgangur sjóðsins er að veita einstaklingum,félögum eða stofnunum, sem að mati Rótarýklúbbsins verðskulda viðurkenningu eða styrk. Stjórnin skal halda gjörðabók, þar sem m.a. eru skráð nöfn styrkþega og tilefni styrksins.
9.00.0 LAGABREYTINGAR
9.01.0 Tillögur um lagabreytingar skulu vera skriflegar, og skal stjórnin senda öllum félögum þær, a.m.k. einni viku áður em þær koma til umræðu. Hafa skal tvær umræður um breytingarnar. Lagabreytingar öðlast gildi, ef þær eru samþykktar á ályktunarfærum fundi með 2/3 atkvæða viðstaddra félaga, enda séu þær í samræmi við grundvallarlög og samþykktir Rotary International. Sérlög þessi tóku gildi, að stofni til, hinn 1. janúar 1968. Innfelldar eru síðari breytingar. Heildarendurskoðun laganna var samþykkt 6. febrúar 1986. Breytingar á þessum sérlögum varðandi Nónvörðu og Verðlaunanefnd var samþykkt 8. ágúst 1996. Breyting á greinum 7.01.0 og 7.02.0 í þessum sérlögum var samþykkt á fundi í klúbbnum þann 4. mars 2004.
