Ungmennaskipti í eitt ár

Vinnuferlið

1 Auglýsingar

Æskulýðsnefnd auglýsir eftir umsækjendum að vori, t.d. með tölvupósti til allra forseta, umdæmisstjóra og skrifstofu umdæmisins . Umsóknarfrestur er til 1. des.

Mikilvægt að gera klúbbum ljóst að ef þeir styðja umsækjanda með undirskrift þá eru þeir þar með að skuldbinda sig til að taka á móti erlendum skiptinema á sama tíma.

Umsækjendur eiga að vera 16 - 18 ára þegar dvölin hefst og mega vera afkomendur rótarýfélaga (en þurfa ekki að vera það).

Umsóknareyðublöð (SKI 2 - Umsókn - Long Term Exch..pdf) eru á heimasíðu Rotary International www.rotary.org Students and Youth / Rotary Youth Exchange / Application for a Rotary Long-Term Youth Exchange Program. Umsækjendur skulu fylla umsóknina inn á netinu og prenta út í þremur eintökum og undirrita síðan, (ekki skila handskrifaðri umsókn því þá eru óskýr netföng, símanúmer o.s.frv.).

Umsóknum skal skilað í þríriti á skrifstofu rótarýumdæmisins að Suðurlandsbraut 54, 2. hæð, 108 Reykjavík.

 

2. Auglýsingar - ítrekun

Æskulýðsnefnd ítrekar auglýsingu í september-nóvember með tölvupósti til forseta allra rótarýklúbba.

 

3. Umsóknir skoðaðar

Í desember fer æskulýðsnefnd yfir umsóknir sem borist hafa. Umsóknirnar þurfa að vera útfylltar í tölvu (ekki handskrifaðar) og nefndin kannar hvort öll nauðsynleg gögn eru með hverri þeirra. Til viðbótar við það sem farið er fram á í staðlaðri umsókn (sem skilað skal í þríriti) skal umsækjandi skila inn ljósriti af vegabréfi sínu ásamt           sakavottorði á ensku. Einnig skal fá uppgefið hjá umsækjanda hvert "óskalandið"  hans sé og hvaða lönd séu í öðru og þriðja sæti.

 

4. Umsóknir metnar

Ef ekki allir nauðsynlegir pappírar hafa borist eða umsóknin er ekki tölvuunnin, skal gefa umsækjanda til 1. janúar til að bæta úr því. Þegar allt er komið eru umsóknirnar metnar á eftirfarandi hátt í fyrstu atrennu:

 

1. Er skólasókn í lagi? (a.m.k. 90%)
2. Eru einkunnir í lagi? (erfitt að meta, miðlungs eða hærri og ekkert athugavert).
3. Lesa vandlega meðmæli starfsmanna skóla með nemandanum.
4. Þjáist umsækjandi af einhverjum sjúkdómi sem gæti orðið til trafala, (ofnæmi, geðsjúkdómar, ath. einnig sérþarfir varðandi fæði)?

 

5. Viðtöl við umsækjendur

Umsækjendur og foreldrar eru boðaðir í viðtöl í fyrstu viku febrúar. Æskulýðsnefndin eða fulltrúar úr henni spyrja umsækjandann spurninga eins og:

1. Af hverju viltu verða skiptinemi?
2. Hvers vegna til þessa lands?
3. Reykirðu, drekkurðu, áttu kærasta/ kærustu?
4. Hvað muntu taka til bragðs ef þér verður sagt að þú færð ekki að fara út á kvöldin eftir klukkan 21:00?
5. Hvað fyndist þér um það ef ekki er tölva á heimilinu? Hvað myndirðu þá gera?
6. Sjá hugmyndir að fleiri spurningum í skjali frá RI: G-1 Sample Interview Questions (SKI 3 -G-1 Sample Interv. Questions.PDF).

Umsækjendum er gerð grein fyrir því að reynt verður að finna pláss í "óskalandinu" en ekkert er öruggt í þeim efnum.

Gott er að ræða reglur Rótarý strax á þessu stigi, að minnsta kosti "The five Ds" eða no Drinking, Drugs, Driving, Dating or Downloading.

Hér þarf að gera grein fyrir kostnaðinum við skiptinemadvölina, þ.e.a.s. greiðslu til Rótarý á Íslandi fyrir umstangið (kr. 75.000 árið 2007) og innifalið í því er skiptinemajakki, nafnspjöld og ýmsar smágjafir sem skiptineminn hefur með sér. Annar kostnaður sem fellur á umsækjandann og fjölskyldu hans er ýmis útbúnaður svo sem stór íslenskur þjóðfáni og ýmislegt kynningarefni sem skiptineminn tekur með sér. Einnig er tryggingum mismunandi háttað eftir löndum og foreldrar verða að gera ráð fyrir kostnaði vegna sjúkdóma- og slysatrygginga því sumstaðar er þess krafist að skiptinemarnir kaupi tryggingu í landinu sem farið er til. Sjá fleiri upplýsingar hér á eftir undir fyrirsögninni: Kynningarnámskeið.

Æskilegt er að kanna á þessari stundu hvort foreldrar og skiptinemar geta mætt á fyrra kynningarnámskeið sem halda skal í mars/apríl (hið seinna skal halda í maí og gæta þess að taka tillit til prófa í framhaldsskólum).

 

6. Samstarfsaðilar fundnir.

Þá er næst að kanna hvort áhugi er fyrir nemendaskiptum í "óskalöndum" umsækjendanna. Haft er samband við formann æskulýðsnefndar í einhverju af umdæmum þess lands sem umsækjandinn vill fara til. Oft hafa slíkar fyrirspurnir borist þá þegar frá mörgum löndum og jafnvel frá löndum sem við viljum eiga skipti við. Þá er slíkum erindum svarað jákvætt og látið vita að við höfum áhuga.

 

7. Umsóknirnar sendar út.

Þrjú eintök af umsóknum hvers umsækjanda eru send til formanns æskulýðsnefndar þess umdæmis sem búið var að semja við um skipti. Nauðsynlegt er að halda eftir skönnuðu/ljósrituðu eintaki af öllum umsóknunum.

 

8. Kynningarnámskeið fyrir skiptinema og foreldra.

Halda skal tvö kynningarnámskeið fyrir skiptinemana og báða foreldra. Mikilvægt er að allir aðilar mæti. Fyrra námskeiðið skal halda í mars/apríl og hið seinna í maí, helst þegar Guarantee Form (sem er hluti af hverri umsókn) hvers skiptinema er komið til baka. Á fyrra námskeiðinu er farið yfir helstu praktísku atriðin sem talin eru upp á gátlista æskulýðsnefndar (SKI 4 - Minnisatr. f. kynn.námsk. f. verð. skiptin..doc).  Einnig er gott að dreifa bæklingum frá RI sem heita: A Primer for Exchange Students    (SKI 5 - Primer for Ex. Stud. 752en.pdf) og A Primer for Host Families (SKI 6 - Primer for Host Fam. 749en.pdf). Foreldrarnir sem eru mættir á kynningarnámskeiðið sem foreldrar verðandi skiptinema, eru jafnframt fyrstu fósturforeldrar erlends skiptinema sem kemur, og því er rétt að þeir fái bæklinginn um fósturfjölskyldur. Gott er að benda á þessa staðreynd, því verðandi fósturforeldrar þurfa að hafa í huga að skiptinemarnir sem koma til Íslands hafa fengið sömu leiðbeiningar hjá Rótarý í sínu heimalandi varðandi væntanlega dvöl á Íslandi og við erum að veita íslenskum skiptinemum varðandi dvöl þeirra erlendis.

Á þessu fyrra kynningarnámskeiði er áherslan á íslenska skiptinemann og undirbúninginn hér heima og einnig farið í atriði sem hann má reikna með á nýja staðnum.

Góð vinnuregla er að láta foreldra skiptinema sem er að fara til útlanda, skrifa undir yfirlýsingu þess efnis að þeir skuldbindi sig til að taka á móti skiptinema (SKI 12 - Loforð foreldra um að fóstra skiptinema).

Muna eftir að útvega skjal frá Útlendingastofnun sem verðandi fósturforeldrar erlenda skiptinemans eiga að skrifa undir þar sem þau lýsa yfir að þau séu þinglýstir eigendur þess húsnæðis sem skiptineminn mun dvelja í. Geymið þetta skjal en það þarf að fylgja umsókn um dvalarleyfið sem æskulýðsnefnd umdæmisins mun sjá um. (SKI 7 - Yfirlysing_huseiganda.pdf)

Á seinna kynningarnámskeiðinu er farið yfir margt af því sama en einnig rætt um hlutverk fósturforeldranna og á báðum fundum lögð áhersla á að skiptineminn (bæði sá íslenski en einnig sá erlendi sem kemur til Íslands) á að aðlagast staðnum sem hann fer til og fjölskyldunum sem hann mun dvelja hjá en þær eiga ekki að aðlagast honum. Skiptineminn er ekki gestur, heldur einn af fjölskyldunni með þeim skyldum sem því fylgja. Honum mun ef til vill ekki líka allt, en það er einmitt stór hluti af reynslunni, að kynnast nýjum siðum og venjum og aðlagast þeim.

 

9. Beðið eftir Guarantee Form (GF).

Umsóknirnar eru sendar til viðkomandi landa og viðtakendurnir fylla út eyðublað sem fylgir hverri umsókn sem heitir Guarantee Form. Á þessu eyðublaði staðfestir forseti og ritari ásamt trúnaðarmanni rótarýklúbbsins sem tekur á móti skiptinemanum að þeir muni taka skiptinemann að sér þennan tíma. Einnig er á þessu blaði staðfesting á skólavist og dagsetning, hvenær skólinn byrjar (og skiptineminn þarf að vera kominn). Á GF eru síðan upplýsingar um fyrstu fósturfjölskylduna; nöfn, heimilisfang, símar og netföng ásamt undirskrift til staðfestingar. Þessar upplýsingar eru nauðsynlegar til þess að umsækjandi fái vegabréfsáritun til viðkomandi lands.

Mikilvægt er að fylgjast með og ýta á að GF berist til íslensku umsækjendanna sem fyrst og helst ekki seinna en 1. maí. Þegar GF er komið í hendur íslensku umsækjendanna geta þeir sótt um vegabréfsáritun/dvalarleyfi til viðkomandi lands. Mikilvægt er að gefa því góðan tíma því sendiráð geta verið lengi að afgreiða slíkt eða að umsóknin berst þeim á tíma þegar eru sumarfrí o.þ.h.

Þegar GF berst eru með í sendingunni upplýsingar um annað sem skiptineminn þarf að gera eða útvega. Sem dæmi eru tryggingar mismunandi eftir löndum og er það á ábyrgð foreldra skiptinemans að fara eftir leiðbeiningum sem koma frá gestgjöfunum. Æskulýðsnefnd aðstoðar gjarnan foreldra við að lesa leiðbeiningarnar ef þeir biðja um það.

 

10. Guarantee Form

- fyllt út hér á landi fyrir erlendu skiptinemana.

Þegar hér er komið sögu eru að berast okkur samskonar gögn um erlendu skiptinemana sem koma til Íslands.

1. Klúbbarnir sem skrifuðu undir hjá íslensku umsækjendunum skrifa á sama hátt undir Guarantee Form sem er í gögnum erlendu skiptinemanna. Forseti viðkomandi rótarýklúbbs eða formaður æskulýðsnefndar klúbbsins ber ábyrgð á að GF sé fyllt út af hálfu klúbbsins og að fá staðfestingu frá framhaldsskóla hér á landi sem er tilbúinn til að taka við skiptinemanum og dagsetningu hvenær skólinn byrjar (svo skiptineminn viti hvenær hann þarf að vera kominn til landsins). Klúbburinn skal tilnefna trúnaðarmann og setja nafn hans, síma og netfang á GF.
2. Biðjið einnig forsetann að fá í leiðinni skriflega staðfestingu frá skólanum um að viðkomandi skiptinemi sé skráður í 17 einingar í skólanum. Geymið þetta skjal en það þarf að hafa seinna þegar sótt er um dvalarleyfi hjá Útlendingastofnun.
3. Upplýsingar um fyrstu fósturfjölskyldu skal einnig setja á GF. Foreldrar íslensku skiptinemanna sem eru að fara á sama tíma ættu alltaf að vera fyrsta fjölskylda þeirra skiptinema sem við tökum á móti. Það er langmesta fyrirhöfnin að vera fyrsta fjölskylda og því sanngjarnt að þeir sem eru að senda skiptinema, taki það á sig. Fyrsta fjölskylda hefur skiptinemann hjá sér frá skólabyrjun að hausti og framyfir jól og áramót. Í byrjun janúar tekur önnur fjölskylda við og í byrjun apríl tekur þriðja fjölskylda við skiptinemanum, nema menn semji um annað. Skiptineminn skal vera í sama skólanum allt tímabilið og skulu fósturfjölskyldur valdar með þá staðreynd í huga.
4. Þegar við sendum GF tilbúið til erlenda skiptinemans, útfyllt af rótarýklúbbi, væntanlegum skóla og fyrstu fósturfjölskyldu, þá látum við fylgja með eftirfarandi gögn:

i.      Umsókn um dvalarleyfi (SKI 8 - Umsókn um dvalarleyfi frá Útlendingastofnun.pdf) sem skiptineminn þarf að fylla út, setja mynd á og undirrita. Góð regla er að við fyllum út eins mikið og hægt er til að auðvelda málin, en Útlendingastofnun setur það sem skilyrði að umsóknin sé undirrituð af skiptinemanum (ekki hefur hingað til verið tekið í mál að taka við skönnuðu skjali).

ii.      Eyðublað frá Útlendingastofnun sem er umboð (SKI 9 - Umboð frá Útlendingastofnun.pdf) þar sem skiptineminn gefur einhverjum nefndarmanna æskulýðsnefndar leyfi til að fylgja eftir og sækja umsókn um dvalarleyfið hjá Útlendingastofnun (liður i.)

iii.      Umsókn um sjúkra- og slysatryggingu, t.d. frá VÍS (SKI 10 - Umsókn um sjúkratryggingu - VÍS) til að dekka fyrstu sex mánuði skiptinemadvalarinnar en eftir sex mánuði fer skiptineminn inn í íslenska tryggingakerfið eins og hann væri Íslendingur.

iv.      Gátlisti frá Útlendingastofnun (SKI 11 - Gátlisti frá Útlendingastofnun1.pdf) þar sem beðið er um gögnin sem talin voru upp hér að framan en einnig ljósrit af vegabréfi (ath. stundum hefur það þegar borist, með umsókninni), sakavottorð viðkomandi skiptinema, ekki eldra en sex mánaða. Athuga að liðir 6, 7, 8, 9 eru þegar á GF (6 og 8) eða á eyðublöðum sem æskulýðsnefndin hefur undir höndum (7 og 9). Einnig skal benda erlenda skiptinemanum á að þegar hann kemur til landsins skal hann hafa með sér tvær bankaávísanir, aðra að upphæð 200 bandaríska dollara (frá 2007, ath. hvort þarf að hækka) til að greiða fyrir umsókn um dvalarleyfi og fyrir sjúkratrygginguna (æskulýðsnefnd leggur út fyrir hvoru tveggja og fær svo endurgreitt þegar skiptineminn kemur til landsins). Hin bankaávísunin skal vera að upphæð 300 bandarískir dollarar og er regla í skiptinemastarfi Rótarý. Þessa ávísun afhenda skiptinemarnir trúnaðarmanninum við komuna til landsins og trúnaðarmaðurinn geymir hana þar til a.m.k. mánuði eftir að skiptineminn er farinn heim til sín að 11 mánuðum liðnum. Ávísunin á að dekka óvæntan kostnað svo sem símakostnað eða skemmdir eða annað sem kemur í ljós eftir að skiptineminn er farinn heim að lokinni dvöl. Ef ekkert slíkt kemur í ljós, þá er ávísunin send til baka til skiptinemans, nokkrum vikum eftir að hann hefur lokið dvölinni og er farinn heim til sín.
Athuga að til viðbótar við gátlista frá Útlendingastofnun hefur æskulýðsnefnd útbúið bréf á ensku sem útskýrir tryggingamálin og skýrir nánar gátlista Útlendingastofnunnar (SKI 11a - Trygg. f. erl. skiptinema -Non Shengen.doc). Gott er að láta þetta bréf fylgja þegar gögnin eru send til erlenda skiptinemans. Mikilvægt er að leggja áherslu á að skiptineminn afgreiði málin fljótt og sendi umbeðin gögn til baka eins fljótt og auðið er.

 

11. Sótt um dvalarleyfi fyrir erlendan skiptinema.

Þegar allar upplýsingar og skjöl koma til baka undirrituð af erlenda skiptinemanum skal farið með útfyllta umsókn um tryggingu til tryggingafélagsins og tryggingafélagið sækir um kennitölu hjá Þjóðskrá (ath. getur tekið þrjár vikur). Þegar kennitala og trygging eru frágengin er sótt um dvalarleyfi hjá Útlendingastofnun. Afgreiðsla dvalarleyfisins tekur um sex vikur og því er mikilvægt að sækja um í allra síðasta lagi í byrjun júlí, helst nokkrum vikum fyrr. Þegar leyfið hefur verið veitt er tilkynning þess efnis send til sendiráðs Íslands í viðkomandi landi og skiptineminn þarf að koma þar við áður en hann yfirgefur landið sitt og fá stimpil í vegabréfið. Gætið þess að þó Útlendingastofa tilkynni að upplýsingar um útgáfu dvalarleyfis hafi verið sendar á viðkomandi sendiráð, þá er ekki víst að þær upplýsingar hafi borist (sic!) og því þarf að hafa samband við sendiráðið sem um ræðir og spyrjast fyrir um hvort dvalarleyfi fyrir viðkomandi skiptinema sé tilbúið hjá þeim. Ef svo er ekki þarf að hafa samband við Útlendingastofnun og biðja um að tilkynning sé send aftur. Þegar leyfið hefur borist sendiráðinu getur skiptineminn komið við og fengið stimpil í vegabréfið sitt. Yfirleitt fæst slíkt án þess að bíða þurfi eftir því og getur skiptineminn því komið við á leið sinni úr landi. Rétt er þó að kynna sér opnunartíma sendiráðsins ef slíkt er gert.

 

12. Mismunandi lönd

Góð vinnuregla fyrir æskulýðsnefnd umdæmisins er að "rótera" löndunum þannig að klúbbur og fjölskylda sem sendir skiptinema fái ekki erlendan skiptinema til sín sem er frá sama umdæmi og þau sendu til. Þannig má forðast vandræði ef eitthvað kemur upp á einhvers staðar í ferlinu. Það er ábyrgð klúbbsins sem sendir/tekur á móti, að finna aðra og þriðju fjölskyldu fyrir erlenda skiptinemann en æskulýðsnefnd umdæmisins þarf stundum að koma til hjálpar.

 

13. Móttaka erlenda skiptinemans - trúnaðarmaður

Snemma í ferlinu, þegar vitað er um nafn og upplýsingar um væntanlegan erlendan skiptinema / væntanlega fyrstu fjölskyldu getur skiptineminn haft samband og byrjað að afla sér praktískra upplýsinga varðandi væntanlega dvöl. Þegar dvalarleyfi hefur verið veitt og skiptineminn hefur ákveðið, í samráði við fyrstu fósturfjölskyldu, hvenær hann kemur til landsins, skal láta trúnaðarmann vita svo hann geti farið með fósturfjölskyldunni og tekið á móti skiptinemanum. Ef hann gerir það ekki er nauðsynlegt að trúnaðarmaðurinn fari heim til fyrstu fjölskyldu sama dag og skiptineminn kemur til landsins, eða daginn eftir og bjóði skiptinemanum heim til sín í kvöldverð einhvern næstu daga, alla vega innan viku frá komu skiptinemans til landsins.

 

14. Trúnaðarmaður - hlutverk

Sjá bréf sem gott er að uppfæra og senda til leiðbeiningar fyrir trúnaðarmenn, forseta fósturklúbba og fósturfjölskyldur (12a - Bréf til trún., forseta, fósturfjölsk..doc). Einnig hefur æskulýðsnefnd útbúið skjal sem sýnir verkaskiptingu milli forseta, trúnaðarmanna og æskulýðsnefndar umdæmisins.

 

15. Sameiginleg dagskrá fyrir erlendu skiptinemana

Undanfarin ár hefur æskulýðsnefnd umdæmisins staðið fyrir fjórum sameiginlegum atburðum fyrir erlendu skiptinemana, tveimur fyrir jól, annars vegar tveggja daga dagskrá með ferð um Reykjavík að skoða söfn, Alþingi, lögregluna o.s.frv. og sundferð með pizzuveislu á eftir og bíó eða skemmtun og hins vegar heimsókn á Bessastaði og kvöldverð sem skiptinemarnir sjá um sjálfir, oft í tengslum við Þakkargjörðahátíðina amerísku og þá er öllum sem koma að skiptinemunum, boðið með. Eftir jól er svo boðið upp á helgar-vetrarferð til Ólafsfjarðar og Akureyrar með aðstoð rótarýklúbbanna þar og svo er einhverskonar vorferð, t.d. um Suðurlandið.

Með stofnun Rotaract mætti hugsa sér að þau kæmu inn í skipulagningu á þessum atburðum.

 

16. Ferðalag um Evrópu

Á hverju ári býðst erlendum skiptinemum sem dvelja á Íslandi, að fara í ferðalag um Evrópu með erlendum skiptinemum norska rótarýumdæmisins. Mikilvægt er að fá skriflegt leyfi foreldra skiptinemans. Upplýsingar berast yfirleitt í lok árs en ferðin er farin að vori, apríl/maí. SKI 13 - Rotary Youth Exchange Tour - Norway.doc