Sumarbúðir Rótarý erlendis

Summer Camps

Umsjón með sumarbúðum erlendis

Undanfarin ár hefur einn nefndarmaður æskulýðsnefndar haldið utan um sumarbúðastarfið. Það felur í sér að taka á móti tilboðum og koma þeim í form sem hægt er að auglýsa, með fréttabréfi til forseta og með því að setja upplýsingarnar á heimasíðu Rótarý. Svara verður fyrirspurnum og þegar einhver hefur áhuga, þarf að athuga hvort pláss er fyrir viðkomandi og ef svo er, leiðbeina umsækjandanum við að fylla út umsókn.

Athuga einnig að fylgja málum eftir þegar sumarbúðum lýkur, bæði við þátttakandann sem og forseta klúbbsins sem skrifaði undir umsóknina.

Tilkynnt um móttakanda á Íslandi

Á hverju hausti kemur tölvupóstur frá Beatrice Zeller í Hollandi [1] ásamt lista yfir nöfn þeirra sem sjá um sumarbúðirnar í EEMA löndunum.[2] Menn eru beðnir um að samþykkja eða leiðrétta upplýsingar um tengilið sinn á listanum.

Haustið 2008 var netfangið youth@rotary.is  sett sem netfang til að senda boð til okkar á Íslandi í sumarbúðir ásamt nafni þess sem mun sjá um sumarbúðatilboðin á Íslandi starfsárið 2008 - 2009.

Ofangreindur listi frá Hollandi mun því berast þessu netfangi haustið 2009 til samþykktar eða breytinga.

Boð berast - kynnt með tölvupósti og á heimasíðu Rótarý

Frá nóvembermánuði og til loka febrúar eru tilboðin að koma inn (stundum koma tilboð seinna, en fyrirmæli eru um að skipuleggjendur sendi út öll tilboð fyrir lok febrúar). Nefndarmaður æskulýðsnefndar heldur utanum tilboðin, auglýsir á heimasíðu Rótarý og sendir tilkynningu til allra forseta á landinu ásamt almennum upplýsingum um sumarbúðirnar SUM_3  og lista yfir tilboð ársins.[4]SUM 4 Sumarbúðir 2008 - Listi 29.02.08

Kynning í klúbbum - á PETS móti - á umdæmisþingi

Á undanförnum árum hefur árangursríkasta kynningin verið sú að einhver nefndarmaður æskulýðsnefndar hefur heimsótt rótarýklúbba sem hafa beðið um það, og kynnt þau tilboð sem í boði eru. Til er PowerPoint kynning[5] með helstu atriðum æskulýðsstarfsins og við hana má bæta upptalningu á sumarbúðum sem boðið er upp á það árið.

Einnig hefur æskulýðsnefnd verið með árlega kynningu á PETS móti sem og á umdæmisþingi.

Áhugasamir hafa samband

Þegar fyrirspurnir berast frá áhugasömu fólki skal senda tölvupóst á skipuleggjendur viðkomandi sumarbúða þar sem spurt er hvort pláss sé fyrir íslenska stúlku eða dreng í viðkomandi sumarbúðir og nafn og fæðingardagur látinn fylgja. Ef jákvætt svar kemur til baka, fær umsækjandinn u.þ.b. viku til að fylla út umsóknareyðublað fyrir stutt ungmennaskipti[6] .

Umsókn

Þegar þetta er ritað er nóg að fylla út blaðsíður merktar 1 og 2 fyrir flestar sumarbúðir. Oftast er nóg að útbúa aðeins eina umsókn, skanna hana og senda til viðkomandi skipuleggjanda og heldur þá nefndarmaður æskulýðsnefndar frumritinu hjá sér ef á þarf að halda. (Rétt er að spyrja skipuleggjanda hvort ekki sé nóg að fylla bara út bls. 1 og 2 í umsókninni og skanna, og senda skipuleggjanda með tölvupósti. Ef ekki, þá þarf tvö eða þrjú frumrit sem skal senda í pósti).

Umsækjandi fyllir út umsókn og fær undirskrift frá formanni æskulýðsnefndar íslenska umdæmisins og formanni æskulýðsnefndar rótarýklúbbs. Ekki eru allir klúbbar með æskulýðsnefnd og þá getur forseti klúbbsins skrifað undir.

Ekki hafa allir umsækjendur aðgang að rótarýklúbbi og þá skal fá meðmæli með umsækjandanum frá kennara hans eða skólastjóra og þá getur nefndarmaður æskulýðsnefndar skrifað undir í stað formanns æskulýðsnefndar rótarýklúbbs/forseta rótarýklúbbs.

Svar berst frá skipuleggjendum

Þegar skrifleg umsókn hefur verið send, fær umsækjandinn upplýsingar beint til sín og nefndarmaður æskulýðsnefndar þarf ekki að koma að samskiptunum frekar.

Bréf til umsækjenda fyrir brottför

Það er góð hugmynd að senda öllum þátttakendum bréf[7] í byrjun júní þar sem meðal annars er minnt á reglur Rótarý. Gott er að láta reglurnar fylgja með[8].

Eftirfylgni

Nefndarmaður æskulýðsnefndar sendir stuttan tölvupóst til þátttakenda í lok ágúst til að spyrja frétta um hvernig hafi tekist til og hvort þátttakendur séu ánægðir. Einnig má gjarnan senda póst til forseta klúbbsins sem skrifaði undir umsókn hvers þátttakanda og ítreka hvatningu um að forseti fái þátttakandann til að koma á rótarýfund og segja frá ferð sinni. Slík frásögn er margfalt áhrifameiri til hvatningar heldur en kynning nefndarmanna æskulýðsnefndar!

Jákvætt er ef nefndarmaður æskulýðsnefndar mætir á slíkan fund til að fræðast, fá hvatningu til frekari góðra verka og einnig er hægt að tvinna saman frásögn þátttakanda og stutta kynningu frá æskulýðsnefnd.

Skráning

Til er listi um alla íslenska þátttakendur í sumarbúðum Rótarý frá 2001. SUM 9 Þátttakendur í sumarbúðum erlendis frá 2001 [9]  Mikilvægt er að skrá þátttakendur eftir hvert sumar. Einnig hefur fyrstu blaðsíðu allra umsókna verið haldið til haga í möppu sem er á skrifstofu Rótarý.

Verðugt verkefni fyrir áhugasama: